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Comment mieux organiser mon projet ? Les principes clés

Il existe de nombreux moyens pour mieux s’organiser dans son travail. Mais comment gérer à la fois un emploi, ou même une vie de famille et un projet d’entreprise ? C’est la question à laquelle je réponds dans cet article. J’aborde l’importance d’écrire son projet et sa vision pour trouver ses étapes clés et mieux organiser leur accomplissement. Je parle des principes qui permettent d’avoir une bonne organisation pour coupler sa vie et son projet, mais aussi des outils qui aident à mieux s’organiser pour travailler dessus. 

L’importance d’avoir une vision pour son projet

Se visualiser dans – et projeter son projet

Je ne suis pas une pro du développement personnel mais une chose que je sais être vraie c’est que lorsqu’on s’imagine dans une situation, on a de grande chance de la vivre. Bien souvent malheureusement ce qu’on craint c’est ce qui nous arrive. Aussi si nous sommes capables de nous visualiser de la meilleure manière possible nous pourrons déjà avoir plus confiance en nous. Ce qui se passe à l’intérieur de nous est extrêmement important. Et c’est justement à l’intérieur de nous que naissent les projets. Même si souvent il faut une semence extérieure. Un vécu, une expérience bonne ou mauvaise, une observation etc… 

Notre monde extérieur nous inspire la plupart du temps. Mais rien ne nait sans avoir été couvert dans un espace clôt. Et c’est ce que constitue notre tête, notre esprit. Ce lieu clôt nécessaire à l’éclosion d’une idée. Inversement aucun enfant ne vit au-delà de 9 mois dans le ventre de sa mère. C’est pourquoi il doit sortir. De la même manière ce qui est dans votre esprit doit sortir et être matérialisé. Comment ? Grâce à l’écrit !

La différence entre un projet et une vision

mieux organiser mon projet

Comment vous voyez-vous dans 5 ans, dans 10 ans, dans 20 ans et plus ? Que projetez-vous de faire pour atteindre ce que vous voyez ? Voilà où se trouve la différence entre un projet et une vision. Alors que votre vision est l’état final de là où vous voulez aller, le projet est la voie qui trace le chemin pour arriver à votre but final. 

Il est important d’avoir une vision, car la vision défini l’objectif. C’est ce qui permet d’avoir un itinéraire autrement dit des projets. Voyez la plupart des gens qui n’ont pas de projet sont ceux qui n’ont aucune vision. Ils n’ont pas de but pas d’idée où aller donc forcément aucun itinéraire. Leur vie tourne en rond et s’ils manquent de quelque chose dans leur vie, le risque c’est la dépression. Bien souvent les gens se retrouvent dans cette situation parce qu’ils n’ont pas de vision, pas de but. Et marcher dans la vie son but ni vision est extrêmement dangereux. 

On peut aussi avoir des projets mais pas de vision. On peut être engagé dans les projets d’autres personnes, dans celui d’une entreprise dont on est employé. Une fois atteint, ces projets ne servent pas forcément notre vision, sauf si on les a intégrés dans un but qui nous est propre. Votre entreprise peut aussi être un projet, mais répond-t-il à une vision ? A t-il pour but de vous conduire quelque part, ou n’est-il qu’un motif pour échapper à autre chose ? Un projet sans vision n’est pas pertinent, car un projet doit vous conduire à un lieu où vous désirez arriver, pas juste être une aventure qui vous fait errer. 

Lire aussi : Démarrer seul son projet d’entreprise

Écrire sa vision

Je le disais plus haut une des manières de matérialiser un projet qui est dans notre esprit est de l’écrire. Un de mes livres favoris parle du fait qu’il faut écrire la vision, qu’il faut la graver afin qu’elle s’accomplisse. Notre environnement sème en nous des choses qui nous inspirent. Notre esprit ou notre cerveau pour les plus cartésiens, couve ces choses qui sont semées en nous. Puis vient une idée un projet qui nécessite une matérialisation pour que ce projet puisse exister. Mais avant que le projet n’existe de manière concrète, il faut l’écrire. Lorsqu’on écrit un projet celui-ci prend forme. On peut le projeter, l’imager lui donner un corps. On peut planifier son évolution et lui donner une direction. Lorsqu’un projet reste dans notre tête il est immatériel.

Lorsqu’il est écrit même-s’il n’existe pas pleinement, il devient presque matériel. Il est plus facile d’en parler et de le communiquer à d’autres. Mais écrire seulement le projet n’est pas suffisent. Car on peut avoir plusieurs projets qui ont pour but de nous amener à une destination précise. On parle alors de vision. Et une vision doit s’écrire. Si votre projet a un but spécifique qui ne s’arrête pas seulement à vendre à une clientèle un service, mais qu’il a aussi pour vocation à apporter une solution sociale, votre projet est plus qu’une simple entreprise. Votre vision est peut-être de faire du bien à votre société par une mission responsable qui a pour but d’améliorer des conditions de vie. Vous devez poser cela sur papier pour qu’un jour votre vision devienne réalité. Et cela vous permettra justement de mieux planifier votre succès !

4 principes pour mieux organiser son projet

Identifier ses étapes clés et les fixer comme des objectifs 

mieux organiser mon projet

Après avoir posé la vision, rédigé le ou les projets, on peut mieux identifier ses étapes clés ; savoir ce qui va marquer le fait qu’on est arrivé aux buts que l’on s’est fixé. On peut distinguer des jalons spécifiques, des choses importantes qui inscrivent notre projet dans le temps. Écrire son projet est donc indispensable pour pouvoir ensuite mieux organiser son développement. Le fait que la vision ou le projet soit écrit permet que l’on ne perde pas de vu notre rêve, ce qu’on veut arriver à faire à terme. Mais surtout cela nous donne la possibilité de voir les étapes clés. Étapes clés que l’on pourra alors transformer en objectifs. Voilà un principe donc essentiel pour s’organiser. Identifier dans son projet écrit les étapes clés de celui-ci, et se fixer en fonction des objectifs atteignables. 

Se focaliser sur les objectifs moyens à court terme 

Une fois qu’on a identifié ses étapes clés et qu’on a fixé ses objectifs ; il faut inscrire la réalisation de cela dans le temps. Certains de vos objectifs vous paraîtront certainement long à atteindre. C’est pourquoi une fois que vous avez vu large en écrivant votre vision et les projets qui le composent, il faut se mettre ensuite en mode FOCUS. Se focaliser sur quelque chose est un des principes clés d’une bonne organisation. C’est ce qui permet d’aboutir à un résultat.

Beaucoup de porteur de projet justement plein de vision, vont avoir tendance à considérer leur projet dans sa globalité. Et ne parviendront pas à se focaliser sur des points clés qu’ils pourraient être en mesure de réaliser dans un temps précis. C’est alors qu’ils nagent dans leur vision, qu’ils parlent alors vaguement de leur projet et que celui-ci ne se réalise jamais. Ils manquent de focus. Ils n’ont pas clairement défini les objectifs à atteindre, du coup ils ne savent pas par où commencer. 

Un projet écrit, des objectifs fixés, vous pourrez positionner dans le temps vos jalons, et voir ce qui peut et doit être réalisé sur le moyen et court terme. Je démarre par moyen car cela donnera du sens à vos actions immédiates et court car vous pourrez en allant du plus large au plus précis mieux hiérarchiser l’importance et l’urgence des choses. Le système d’entonnoir permet de bien structurer les tâches. Mais démarrer en considérant les objectifs court terme au départ vous fera faire les choses dans le désordre. En effet on peut penser qu’une chose est urgente, mais réaliser dans un plan plus large qu’elle n’est pas essentielle. On fait donc un focus moyen terme, on liste les tâches dans leur ensemble, puis on les classe par ordre de nécessité et selon le temps qu’elles vont prendre à être réalisées.  

Lire aussi : Comment concilier son emploi et son blog

Apprendre à se détendre pour mieux travailler

S’il y a une chose qu’il est essentiel de faire lorsqu’on travaille sur un projet, c’est de savoir se reposer. Dans certaines cultures le repos est littéralement une obligation. Et c’est dire ça nécessité ; personne ne peut prétendre pouvoir se passer de dormir. Nous savons tous même pour ceux qui n’y croit pas que Dieu a créé la terre en “7 jours”. (Moi je dirais plutôt 7 saisons/périodes d’un temps qu’il est difficile de définir). Et que le 7e jour il s’est reposé de son travail. Si donc celui qui aurait créé la terre s’est reposé, à combien plus forte raison devons-nous considérer le repos comme une chose à planifier pour notre succès. 

Lorsque je parle de repos je parle aussi de relâchement. Une bonne organisation de travail nécessite de la discipline. Mais une bonne discipline nécessite un peu de désordre. Vous ne comprenez pas ? Je m’explique. Les ténèbres sont l’absence de lumière, en sorte pour que la lumière soit visible il faut qu’il y ait des ténèbres. Pour que l’ordre soit ordre, il doit d’abord partir du chaos. Haha je fais un peu de philo là mais ce que je veux dire c’est que si vous être trop discipliné vous finirez fou. Un peu de relâchement dans votre discipline vous apportera le repos nécessaire pour la tenir. Et si vous vous relâchez parfois vous serrez plus conscient des moments où vous êtes discipliné et où vous travaillez. Ce qui fera une belle source de motivation et une belle impression de progression 😉 . En plus de vivre moins stressé. 

Différentier la planification de la journée de celles des tâches  

CAS PRATIQUE

Lorsqu’on planifie les choses, je déconseillerai de vouloir absolument caser dans chaque horaire des tâches spécifiques. Il est parfois difficile de planifier sa journée. On ne sait jamais d’une heure sur l’autre ce qu’il peut arriver. Mon conseil est donc plutôt :

  • De noter l’ensemble des tâches que l’on sait devoir faire pour un projet
  • Ensuite de planifier dans le temps ces tâches en les hiérarchisant
  • Enfin d’avoir un planning à la journée plus global

Par exemple si vous travaillez sur deux projets distincts ; Vous réservez une demi-journée sur votre agenda pour le projet 1 et une autre demi-journée pour le projet 2. Et dans chacune des demi-journées vous avez en dehors de votre agenda, un outil vous permettant de voir quelles tâches doivent être faites en premier etc… 

mieux organiser mon projet
Organisation d’une de mes semaines sur mon planner

Cela facilitera votre gestion quotidienne et amènera moins de stress mais aussi et surtout moins d’abandon à terme. J’en ai fait l’expérience, lorsqu’on veut absolument essayer de planifier tout à l’heure sur un planning on finit par arrêter de planifier. Planifier en deux temps : d’abords les tâches qu’on hiérarchise et organise dans le temps; puis les journées où on répartit en bloc ses occupations; permet de mieux organiser son projet et sa vie. Ce qui est vraiment plus simple et moins angoissant.

Lire aussi : Mes conseils pour trouver un associé

5 types d’outils à utiliser pour mieux organiser ses projets

Comme vous avez pu l’observer à travers mon article, je suis une personne extrêmement méthodique et organisée. Mais je ne suis pas une obsédée la preuve j’aime me relâcher et parfois même procrastiner quelques minutes à quelques jours. Mais pour une personne comme moi qui aime m’organiser – je suis aussi quelqu’un qui multiplie les outils. 

Le vision board pour visualiser son année

Commençons d’abords par le vision board. Je ne l’utilisais pas jusqu’il y a deux ans maintenant. C’est un outil très intéressant pour poser sa vision de l’année. Ça permet de se mettre ses objectifs de vie surtout et c’est très utile pour se recentrer sur l’essentiel en cour d’année. On y inscrit de manière graphique et créative ses idées et ses envies : acheter une voiture, prendre un appart, se marier, monter sa boite… on peut vraiment tout y mettre ! Une bonne manière de ne pas passer d’une année à une autre sans jamais rien réaliser. Et surtout de fixer des objectifs concrets pour avancer un projet d’entreprise au milieu de ses projets de vie. 

mieux organiser mon projet - vision board
Vision Board

Le planner pour organiser ses mois et/ou semaines

J’aime ensuite utiliser ce qu’on appel un planner. Un agenda avec suffisamment de place pour planifier chaque journée ou semaine. J’ai tenté les deux je suis plus à l’aise avec les planner à la semaine mais chacun son truc. J’aime particulièrement ceux qui ont un espace notes très important ; j’y écris souvent mes inspirations et mes progressions ainsi que mes motifs de reconnaissance. J’y met ma planification globale, en marquant mes temps où je suis occupée par mon travail et mes différents projets. Je note aussi si j’ai des rendez-vous mais je ne mets rien de plus. Pas de tâches détaillées, je traite ça ailleurs, ou j’en ajoute certaines au fil de l’eau.  

L’Agenda en ligne pour travailler en équipe

Pour ma part je travaille seul, mais j’ai des rendez-vous avec des clients. Donc l’agenda en ligne rattaché à mon mail et mes outils de marketing automation c’est le pied. Google est mon ami et tous ses outils qui vont avec aussi. En plus synchronisé avec mon mac (haha ça fait un peu la nana qui se la pète mais je ne l’ai que depuis 2 ans donc lol c’est toujours un espèce de kif cet outil) j’ai des rappels. Et pour moi qui suis un paradoxe à moi toute seule, à la fois très organisée mais aussi ultra distraite, ça me facilite la vie. En général l’agenda en ligne est utile pour marquer les rendez-vous, sinon il est aussi bien pour noter les temps où on n’est pas disponible si on travaille avec d’autres personnes. 

L’outil de rappel de tâches pour ne rien oublier

Comme je disais je suis très distraite parfois. En général j’oublie tout, déclarer mes impôts, la nourriture en feu, ou des tâches que je devais faire. Avoir un outil de rappel de tâches peut vraiment aider, notamment pour noter les tâches plus domestiques. Je pense vraiment que quand j’aurais une famille il n’est pas impossible que je me mette des tâches du genre remise des bulletins. Du coup pour ceux qui ne sont pas célibataire sans enfants, vous devriez utiliser ces outils vous aurez certainement moins de dispute dans vos foyer… L’idéal de ce type d’outil c’est qu’il soit dans votre smartphone évidement. 

Le logiciel de gestion de projets et tâches pour tout aboutir 

Ça c’est le must have. J’ai commencé à utiliser ce type d’outil en 2020 donc il n’y a pas très longtemps. Et pour moi qui aime écrire tout ce que je fais c’est le top. Celui que j’utilise Freecamp (d’ailleurs je vous ferais un article sur les meilleurs outils à utiliser plus tard) et très complet et vraiment pas chère. Il existe une version gratuite. Les logiciels de gestion de projets sont très utile pour lister ses tâches, les hiérarchiser, les organiser en objectifs et mieux les placer dans le temps. Cela en traitant les projets dans tout leur niveau, projet, sous-projet, sous sous projet… C’est très important si on a plusieurs projets et notamment si on est à la fois entrepreneur et employé. Ça permet de les aboutir et ça économise aussi le papier. 

Pour conclure

Globalement pour mieux organiser son travail et son projet il faut procéder par étape. Avoir plusieurs outils et savoir se relâcher parfois pour trouver un peu de repos. Écrire est le principe clé d’un projet qui pourra un jour se réaliser. Cela aide à s’y projeter et motive pour l’aboutir. Un projet peut aussi être une voie vers une vision plus large qui englobe notre vie. En effet une entreprise doit s’inscrire dans un projet de vie et non pas être traité en dehors de notre quotidien et nos interactions sociales ou notre vie personnelle.

Il y a des clés essentielles aussi lorsque l’on veut mieux s’organiser qui permettent de faire son projet avec méthode. Ajoutez à cela, des outils qui permettent plus que de planifier des tâches sans vie, de planifier sa vie ses aspirations et ses rêves. Mieux s’organiser pour travailler sur son projet, c’est aussi mieux se motiver et ça passe par impliquer tous les domaines de sa vie dans son planning. 

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Carla B
Carla Biangue est la fondatrice du cabinet de consulting Ewitedge et auteure de son blog The Lion. Issue du monde de la communication et des médias et un temps reconvertie dans les ressources humaines et la santé au travail ; elle accompagne les entrepreneurs aux travers de ressources, à lancer de manière autonome leur business.
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